RODO i Klauzule informacyjne

Informacje ogólne

Szanując prawo do prywatności osób, które przekazały Polskim Portom Lotniczym S.A. swoje dane osobowe, informujemy, że pozyskane dane osobowe przetwarzane są zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo.

W celu zapewnienia transparentności realizowanych procesów w ramach których dochodzi do operacji na danych osobowych, poniżej prezentujemy obowiązujące w Polskich Portach Lotniczych S.A. zasady przetwarzania danych osobowych, które ustanowione zostały zgodnie z RODO.

 
Czym jest i co daje RODO?

RODO to inaczej Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej „RODO”).

RODO, osobie której dane dotyczą, zapewnia większą kontrolę nad jej danymi osobowymi oraz daje jej wiedzę o tym, co się z tymi danymi dzieje.

 
Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, są Polskie Porty Lotnicze S.A. z siedzibą: ul. Żwirki i Wigury 1, 00-906 Warszawa. Z administratorem danych osobowych można skontaktować się w następujący sposób:

Inspektor Ochrony Danych

Na podstawie art. 37 ust. 1 RODO, Polskie Porty Lotnicze S.A. (jako administrator danych osobowych) wyznaczyło Pana Michała Kłodę do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych.

Osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania ich danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, przysługujących im na mocy Rozporządzenia, poprzez adres e-mail: iodo@ppl.pl lub pisemnie na adres: Polskie Porty Lotnicze S.A., ul. Żwirki i Wigury 1, 00-906 Warszawa z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

Inspektor Ochrony Danych zapewnia pełną poufność komunikacji z osobami, których dane dotyczą.


Procesy pozyskiwania danych, cele ich przetwarzania oraz okres ich przechowywania


Polskie Porty Lotnicze S.A. w ramach swojej aktywności biznesowej przetwarza dane osobowe w następujących celach:

 
 
 
 
 

Nazwa procesu	Cel przetwarzania danych	Podstawa prawna przetwarzania	Okres przechowywania danych	Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy	Treść obowiązku informacyjnego
Zawieranie i realizacja umów/zamówień z kontrahentami	Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy/zamówienia z kontrahentem	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy/zamówienia) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.)	Dane przetwarzane są przez czas realizacji umowy/zamówienia, a po jej/jego zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową/zamówieniem oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej	Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami kontrahentów w związku z działaniami podejmowanymi w celu zmierzającym do zawarcia umowy/zamówienia lub jej/jego realizacji	Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla kontrahenta oraz osób reprezentujących kontrahenta stosowana w umowie/zamówieniu
	Rozpatrywanie skarg, wniosków, reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.)	Dane przetwarzane są przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z reklamacją/skargą	Przetwarzanie danych osobowych w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń wynikających z umowy/zamówienia
	Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości	Dane przetwarzane są przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowe
Formularz kontaktowy	Kontakt z interesantem w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.)	Dane wskazane w Formularzu kontaktowym przechowywane są przez okres 1 roku od momentu przesłania wiadomości	Zapewnienie udzielenia odpowiedzi na wpływające zapytania od interesantów	Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób korzystających z formularza kontaktowego Polskich Portów Lotniczych S.A.)
Obszar ograniczonego użytkowania	Podjęcie działań związanych z rozpatrywaniem z tytułu obszaru ograniczonego użytkowania	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań w celu zawarcia i wykonania ugody) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.)	Dane osobowe będą przechowywane przez  okres niezbędny do realizacji celu	Przetwarzanie danych osobowych w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń związanych z obszarem ograniczonego użytkowania	Informacja o przetwarzaniu danych dla obszaru ograniczonego użytkowania
Monitoring wizyjny budynku Sonata	Zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa pracowników i osób przebywających na terenie administrowanym i monitorowanym przez administratora	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.)	Zapisy z monitoringu wizyjnego przechowywane są przez okres maksymalnie 30 dni od momentu zarejestrowania nagrania	Ochrona osób i mienia oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie Polskich Portów Lotniczych S.A. Obszar objęty monitoringiem wizyjnym to: teren budynku Sonata, w tym drzwi wejściowe, bramy wjazdowe, pomieszczenia oraz parkingi	Informacja o przetwarzaniu danych monitoringu wizyjnego budynku Sonata
Rejestracja połączeń telefonicznych z numerami alarmowymi	Zapewnienie ochrony, oraz właściwej koordynacji działań służb bezpieczeństwa na lotnisku	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.)	Dane przechowywane będą  przez okres 30 dni od momentu rejestracji połączenia. W przypadku, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa okres przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania		Informacja o przetwarzaniu danych – rejestracja rozmów z numerów alarmowych zarządzającego lotniskiem Chopina w Warszawie
Kontrola dostępu do stref zastrzeżonych (przepustki osobowe i samochodowe)	Rozpatrzenie wniosku o wydanie jednorazowej przepustki osobowej lub samochodowej jako realizacja obowiązku prawnego, Krajowego Programu Ochrony Lotnictwa Cywilnego	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) w zw. z art. 68, 80, art. 188a ust. 1 ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. Prawo lotnicze, § 23 załącznika do Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie Krajowego Programu Ochrony Lotnictwa Cywilnego z dnia 2 grudnia 2020 r.	Dane przechowywane będą  przez okres umożliwiający uprawnionym organom przeprowadzenie audytu ochrony i kontroli jakości w zakresie ochrony lotnictwa cywilnego		Informacja o przetwarzaniu danych celem wydania przepustki osobowej jednorazowej
Szkolenia	Przeprowadzenie szkolenia podnoszącego i utrzymującego kwalifikację, zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa na terenie lotniska,  realizacja Krajowego Programu Ochrony Lotnictwa Cywilnego oraz Krajowego Programu Kontroli Jakości	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) w zw. z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1139 z dnia 4 lipca 2018 r.	Dane osobowe będą  przechowywane przez okres  niezbędny do  wykazania prawidłowości realizacji zadań w zakresie ochrony i bezpieczeństwa lotnictwa cywilnego		Informacja o przetwarzaniu danych dla celów szkoleniowych
Rekrutacja	Prowadzenie procesów rekrutacyjnych w Polskich Portach Lotniczych S.A. oraz ocena kwalifikacji zawodowych kandydatów	art. 6 ust.1 lit a RODO (zgoda pracownika pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wskazane poniżej oraz w przypadku przetwarzania danych w procesach rekrutacyjnych prowadzonych w przyszłości) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, wymaganych art. 221 Kodeksu pracy, w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia)	Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy: a)   wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od momentu ich wprowadzenia do systemu za pomocą formularza aplikacyjnego lub do momentu wycofania zgody, b)   nie wyrazili zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane nie dłużej niż do czasu zawarcia umowy o pracę z wybranym kandydatem, a po tym czasie niezwłocznie usuwane.		Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla kandydatów/osób biorących udział w procesie rekrutacyjnym
Reklamacje, skargi, wnioski, zapytania i inna korespondencja	Rozpatrzenie i obsługa złożonego zapytania, wniosku, reklamacji	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.)   art. 9 ust. 2 lit. f) RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń dotyczących stanu zdrowia)	Dane osobowe będą przechowywane przez czas realizacji zgłoszenia, a po jego zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń z niego wynikających, nie dłużej jednak niż 3 lata od momentu ostatecznej decyzji zamykającej postępowanie w sprawie zgłoszenia.	Przetwarzanie danych osobowych w związku z należytym rozpatrzeniem i obsługą zgłoszenia oraz ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń wynikających z reklamacji lub skargi	Informacja o przetwarzaniu danych w reklamacjach, skargach, wnioskach, zapytaniach i innej korespondencji
Klauzula dotycząca działań prowadzonych przez Nadzór Operacyjny	Zapewnienie realizacji działań prowadzonych przez Zespół Nadzoru Operacyjnego, zgodnie z zapisami Instrukcji Operacyjnej	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) w zw. z załącznikiem III podczęść C (ADR.OR.C.005) rozporządzenia Komisji (UE) nr 139/2014 z dnia 12 lutego 2014 r. ustanawiającym wymagania oraz procedury administracyjne dotyczące lotnisk zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 216/2008.	Dane osobowe będą  przechowywane przez okres niezbędny do realizacji określonego celu.		Informacja o przetwarzaniu danych związana z działaniem Działu Zarządzania, Działu Operacyjnego oraz Działu Straży Ochrony Lotniska
Działanie w sytuacjach awaryjnych	Zapewnienie właściwej koordynacji działań prowadzonych przez odpowiednie organizacje, instytucje i służby  w odpowiedzi na sytuacje awaryjne występujące na Lotnisku Chopina w Warszawie lub w jego otoczeniu	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) w zw. z załącznikiem IV podczęść B (ADR.OPS.B.005) rozporządzenia Komisji (UE) nr 139/2014 z dnia 12 lutego 2014 r. ustanawiającego wymagania oraz procedury administracyjne dotyczące lotnisk zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 216/2008.	Dane osobowe będą  przechowywane przez okres 5 lat, zgodnie z załącznikiem III – podczęść D (ADR.OR.D.035) rozporządzenia Komisji (UE) nr 139/2014 z dnia 12 lutego 2014 r., od czasu zakończenia danej edycji dokumentu.		Informacja o przetwarzaniu danych związana z działaniem w sytuacjach awaryjnych
Badanie satysfakcji klienta	Badanie satysfakcji Klienta dla utrzymania wysokiej jakości usług oraz wysokiego poziomu zadowolenia Klientów	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.)	Dane osobowe będą  przechowywane przez okres 2 lat liczonych od momentu zakończenia badania.	Badanie satysfakcji Klienta w związku z utrzymaniem wysokiej jakości usług oraz wysokiego poziomu zadowolenia Klientów	Informacja o przetwarzaniu danych w związku z badaniem satysfakcji klienta
Dziennikarze	informowanie o istotnych wydarzeniach i bieżącej działalności PPL	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.)	Dane osobowe będą  przechowywane przez okres niezbędny do realizacji określonego celu i współpracy.	informowanie o istotnych wydarzeniach i bieżącej działalności PPL	Informacja o przetwarzaniu danych dla dziennikarzy
Kontrola dostępu do stref zastrzeżonych dla pasażerów	Umożliwienie dostępu do strefy zastrzeżonej Lotniska	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) w związku z realizacja zasad ochrony lotnictwa cywilnego w myśl art. 68, 80, 186b i art. 188a ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. Prawo lotnicze, § 17 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 grudnia 2020 r. w sprawie Krajowego Programu Ochrony Lotnictwa Cywilnego	Dane pasażera, które mogą być potencjalnie traktowane jako dane osobowe w zestawieniu z możliwością zidentyfikowania osoby (wizerunek zarejestrowany za pośrednictwem monitoringu wizyjnego) to imię i nazwisko. Okres retencji danych wynosi do 30 dni (czas przechowywania materiału w systemie CCTV)   W związku z usuwaniem nagrań systemu kamer wizyjnych brak możliwości po tym czasie jednoznacznego zidentyfikowania osoby.		Informacja o przetwarzaniu danych dla pasażerów
Udzielanie pełnomocnictw	Udzielenie pełnomocnictwa oraz jego obsługa	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.)   art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.)		Archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.	Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla pełnomocników Polskich Portów Lotniczych S.A.).
Realizacja praw osób, których dane dotyczą, wynikających z art. 15-22 RODO	Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO.	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) związanych m.in. z realizacją wymagań wynikających z art. 15-22 RODO), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.)	Dane przetwarzane będą przez okres 3 lat liczonych od dnia przekazania przez Polskie Porty Lotnicze S.A. odpowiedzi na otrzymane zgłoszenie. W przypadku kiedy Polskie Porty Lotnicze S.A. otrzymały od jednej osoby więcej wniosków dotyczących różnych przypadków, każde ze zgłoszeń traktowane jest indywidualnie, w związku z tym okres przetwarzania danych osobowych liczony jest dla każdego z otrzymanych zgłoszeń oddzielnie.	Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO.	Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób, których dane dotyczą, realizujących prawa z art. 15-22 RODO