CENTRALA
+48 22 650 11 11
kontakt@ppl.pl
Nazwa procesu | Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania | Okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy |
Treść obowiązku informacyjnego |
Zawieranie i realizacja umów/zamówień z kontrahentami | Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy/zamówienia z kontrahentem | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy/zamówienia) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.) |
Dane przetwarzane są przez czas realizacji umowy/zamówienia, a po jej/jego zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową/zamówieniem oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej | Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami kontrahentów w związku z działaniami podejmowanymi w celu zmierzającym do zawarcia umowy/zamówienia lub jej/jego realizacji | Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla kontrahenta oraz osób reprezentujących kontrahenta stosowana w umowie/zamówieniu |
Rozpatrywanie skarg, wniosków, reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.) |
Dane przetwarzane są przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z reklamacją/skargą | Przetwarzanie danych osobowych w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń wynikających z umowy/zamówienia | ||
Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości |
Dane przetwarzane są przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowe | |||
Formularz kontaktowy | Kontakt z interesantem w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.) |
Dane wskazane w Formularzu kontaktowym przechowywane są przez okres 1 roku od momentu przesłania wiadomości | Zapewnienie udzielenia odpowiedzi na wpływające zapytania od interesantów | Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób korzystających z formularza kontaktowego Polskich Portów Lotniczych S.A.) |
Obszar ograniczonego użytkowania | Podjęcie działań związanych z rozpatrywaniem z tytułu obszaru ograniczonego użytkowania | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań w celu zawarcia i wykonania ugody) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.) |
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu | Przetwarzanie danych osobowych w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń związanych z obszarem ograniczonego użytkowania | Informacja o przetwarzaniu danych dla obszaru ograniczonego użytkowania |
Monitoring wizyjny budynku Sonata | Zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa pracowników i osób przebywających na terenie administrowanym i monitorowanym przez administratora | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.) |
Zapisy z monitoringu wizyjnego przechowywane są przez okres maksymalnie 30 dni od momentu zarejestrowania nagrania | Ochrona osób i mienia oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie Polskich Portów Lotniczych S.A. Obszar objęty monitoringiem wizyjnym to: teren budynku Sonata, w tym drzwi wejściowe, bramy wjazdowe, pomieszczenia oraz parkingi |
Informacja o przetwarzaniu danych monitoringu wizyjnego budynku Sonata |
Rejestracja połączeń telefonicznych z numerami alarmowymi | Zapewnienie ochrony, oraz właściwej koordynacji działań służb bezpieczeństwa na lotnisku |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) |
Dane przechowywane będą przez okres 30 dni od momentu rejestracji połączenia. W przypadku, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa okres przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania |
Informacja o przetwarzaniu danych – rejestracja rozmów z numerów alarmowych zarządzającego lotniskiem Chopina w Warszawie | |
Kontrola dostępu do stref zastrzeżonych (przepustki osobowe i samochodowe) | Rozpatrzenie wniosku o wydanie jednorazowej przepustki osobowej lub samochodowej jako realizacja obowiązku prawnego, Krajowego Programu Ochrony Lotnictwa Cywilnego | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) w zw. z art. 68, 80, art. 188a ust. 1 ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. Prawo lotnicze, § 23 załącznika do Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie Krajowego Programu Ochrony Lotnictwa Cywilnego z dnia 2 grudnia 2020 r. |
Dane przechowywane będą przez okres umożliwiający uprawnionym organom przeprowadzenie audytu ochrony i kontroli jakości w zakresie ochrony lotnictwa cywilnego | Informacja o przetwarzaniu danych celem wydania przepustki osobowej jednorazowej | |
Szkolenia | Przeprowadzenie szkolenia podnoszącego i utrzymującego kwalifikację, zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa na terenie lotniska, realizacja Krajowego Programu Ochrony Lotnictwa Cywilnego oraz Krajowego Programu Kontroli Jakości | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) w zw. z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1139 z dnia 4 lipca 2018 r. |
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości realizacji zadań w zakresie ochrony i bezpieczeństwa lotnictwa cywilnego | Informacja o przetwarzaniu danych dla celów szkoleniowych | |
Rekrutacja | Prowadzenie procesów rekrutacyjnych w Polskich Portach Lotniczych S.A. oraz ocena kwalifikacji zawodowych kandydatów | art. 6 ust.1 lit a RODO (zgoda pracownika pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wskazane poniżej oraz w przypadku przetwarzania danych w procesach rekrutacyjnych prowadzonych w przyszłości) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, wymaganych art. 221 Kodeksu pracy, w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia) |
Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy: a) wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od momentu ich wprowadzenia do systemu za pomocą formularza aplikacyjnego lub do momentu wycofania zgody, b) nie wyrazili zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane nie dłużej niż do czasu zawarcia umowy o pracę z wybranym kandydatem, a po tym czasie niezwłocznie usuwane. |
Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla kandydatów/osób biorących udział w procesie rekrutacyjnym |
|
Reklamacje, skargi, wnioski, zapytania i inna korespondencja | Rozpatrzenie i obsługa złożonego zapytania, wniosku, reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.) art. 9 ust. 2 lit. f) RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń dotyczących stanu zdrowia) |
Dane osobowe będą przechowywane przez czas realizacji zgłoszenia, a po jego zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń z niego wynikających, nie dłużej jednak niż 3 lata od momentu ostatecznej decyzji zamykającej postępowanie w sprawie zgłoszenia. | Przetwarzanie danych osobowych w związku z należytym rozpatrzeniem i obsługą zgłoszenia oraz ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń wynikających z reklamacji lub skargi | Informacja o przetwarzaniu danych w reklamacjach, skargach, wnioskach, zapytaniach i innej korespondencji |
Klauzula dotycząca działań prowadzonych przez Nadzór Operacyjny | Zapewnienie realizacji działań prowadzonych przez Zespół Nadzoru Operacyjnego, zgodnie z zapisami Instrukcji Operacyjnej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) w zw. z załącznikiem III podczęść C (ADR.OR.C.005) rozporządzenia Komisji (UE) nr 139/2014 z dnia 12 lutego 2014 r. ustanawiającym wymagania oraz procedury administracyjne dotyczące lotnisk zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 216/2008. |
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji określonego celu. | Informacja o przetwarzaniu danych związana z działaniem Działu Zarządzania, Działu Operacyjnego oraz Działu Straży Ochrony Lotniska | |
Działanie w sytuacjach awaryjnych | Zapewnienie właściwej koordynacji działań prowadzonych przez odpowiednie organizacje, instytucje i służby w odpowiedzi na sytuacje awaryjne występujące na Lotnisku Chopina w Warszawie lub w jego otoczeniu | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) w zw. z załącznikiem IV podczęść B (ADR.OPS.B.005) rozporządzenia Komisji (UE) nr 139/2014 z dnia 12 lutego 2014 r. ustanawiającego wymagania oraz procedury administracyjne dotyczące lotnisk zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 216/2008. |
Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat, zgodnie z załącznikiem III – podczęść D (ADR.OR.D.035) rozporządzenia Komisji (UE) nr 139/2014 z dnia 12 lutego 2014 r., od czasu zakończenia danej edycji dokumentu. | Informacja o przetwarzaniu danych związana z działaniem w sytuacjach awaryjnych | |
Badanie satysfakcji klienta | Badanie satysfakcji Klienta dla utrzymania wysokiej jakości usług oraz wysokiego poziomu zadowolenia Klientów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.) |
Dane osobowe będą przechowywane przez okres 2 lat liczonych od momentu zakończenia badania. | Badanie satysfakcji Klienta w związku z utrzymaniem wysokiej jakości usług oraz wysokiego poziomu zadowolenia Klientów | Informacja o przetwarzaniu danych w związku z badaniem satysfakcji klienta |
Dziennikarze | informowanie o istotnych wydarzeniach i bieżącej działalności PPL | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.) |
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji określonego celu i współpracy. | informowanie o istotnych wydarzeniach i bieżącej działalności PPL | Informacja o przetwarzaniu danych dla dziennikarzy |
Kontrola dostępu do stref zastrzeżonych dla pasażerów | Umożliwienie dostępu do strefy zastrzeżonej Lotniska | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) w związku z realizacja zasad ochrony lotnictwa cywilnego w myśl art. 68, 80, 186b i art. 188a ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. Prawo lotnicze, § 17 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 grudnia 2020 r. w sprawie Krajowego Programu Ochrony Lotnictwa Cywilnego |
Dane pasażera, które mogą być potencjalnie traktowane jako dane osobowe w zestawieniu z możliwością zidentyfikowania osoby (wizerunek zarejestrowany za pośrednictwem monitoringu wizyjnego) to imię i nazwisko. Okres retencji danych wynosi do 30 dni (czas przechowywania materiału w systemie CCTV) W związku z usuwaniem nagrań systemu kamer wizyjnych brak możliwości po tym czasie jednoznacznego zidentyfikowania osoby. |
Informacja o przetwarzaniu danych dla pasażerów | |
Udzielanie pełnomocnictw | Udzielenie pełnomocnictwa oraz jego obsługa | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.) |
Archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. | Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla pełnomocników Polskich Portów Lotniczych S.A.). | |
Realizacja praw osób, których dane dotyczą, wynikających z art. 15-22 RODO | Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO. |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Polskich Portach Lotniczych S.A.) związanych m.in. z realizacją wymagań wynikających z art. 15-22 RODO), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Polskich Portów Lotniczych S.A.) |
Dane przetwarzane będą przez okres 3 lat liczonych od dnia przekazania przez Polskie Porty Lotnicze S.A. odpowiedzi na otrzymane zgłoszenie. W przypadku kiedy Polskie Porty Lotnicze S.A. otrzymały od jednej osoby więcej wniosków dotyczących różnych przypadków, każde ze zgłoszeń traktowane jest indywidualnie, w związku z tym okres przetwarzania danych osobowych liczony jest dla każdego z otrzymanych zgłoszeń oddzielnie. |
Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO. |
Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób, których dane dotyczą, realizujących prawa z art. 15-22 RODO |